Ihan paras hankekokous!

 

 

− Suunnitteluun kuluu uskomattoman paljon aikaa. Sen tietää vasta, kun järjestää itse kokouksen, sanoo suunnittelijaopettaja Tuija Hyvönen Sastamalan opistosta.

Kahdeksan aikuiskoulutuksen hankekokousta emännöineenä hän tietää myös, että aikataulu pettää aina. Niinpä sen on oltavakin niin väljä, että työskentely ei kärsi muutoksista.

− Kaikissa tapaamisissamme on melko samanlainen ohjelmarunko, jota voi muunnella, kertoo OK-opintokeskuksen suunnittelija Marion Fields.

Näin kollegat järjestävät omat kokouksensa.

1 Aloita valmistelut ajoissa

Kun tapaaminen on kalenterissa, voi ryhtyä töihin. Laadi väljä runko yhdessä hankekumppanien kanssa, esimerkiksi ”työskentelyä kello 9−17, tutustumista vapaaehtoistoimijoihin ja kulttuurivierailu”. Varaa aikaa lounaalle.

Marion Fields on OK-opintokeskuksen suunnittelija.

Marion Fields on OK-opintokeskuksen suunnittelija.

Kutsu kollegat rehtoria myöten mukaan palavereihin: yhdellä on paikallistuntemusta, toinen tuntee kulttuurieroja, kolmas tietää parhaat ruokapaikat. Samalla koko työyhteisö hyötyy hankkeesta.

Kun tapaamiseen on pari kuukautta, tarkenna ohjelma paikallisen kumppanisi kanssa ja sovi vierailut. Lopullinen ohjelma lyödään lukkoon reilua kuukautta ennen tapaamista.

Tiedota vieraillesi pitkin matkaa ohjelmasta. Kerro, että kaupat suljetaan iltayhdeksältä, eikä hotellin vastaanotossa aina ole päivystystä. Anna lista puhelinnumeroista, joista vieraasi saa apua hätätilanteessa.

”Yksityiskohtien säätämiseen kuluu uskomattoman paljon aikaa. Siksi teen melko tarkan päiväohjelman, mutta jätän pientä säätövaraa.” − Marion Fields

2 Varaa tilat ja kuljetukset

Varaa ensimmäiseksi majapaikat vieraillesi. Helsingissä halvat hotellit ovat kiven alla, maaseudulla yösijan voi lukukauden ulkopuolella löytää vaikkapa kansanopistosta.

Varaa seuraavaksi kokoustila. Pieni porukka mahtuu omiin tiloihin, isolle tarvitaan muita ratkaisuja. Selvitä, millaisia esteettömyysvaatimuksia osallistujilla on ja miten paikalle pääsee rautatieasemalta ja lentokentältä. Onko autoilijoille parkkipaikkoja? Varmista, että tilan verkkoyhteys toimii.

”Lentokenttäkuljetuksiin pyydämme tarjouksen taksiautoilijalta. Yhdistämme mahdollisimman monta kuljetusta samaan kyytiin. Helsingistä tulevat neuvomme oikeaan bussiin ja junaan.” – Tuija Hyvönen

3 Rytmitä työ ja huvi

Vieraasi ovat tulleet töihin, siksi hanketyölle on varattava tarpeeksi aikaa. On päivitettävä työvaiheita, arvioitava tuloksia, suunniteltava viestintää ja sovittava seuraavat etapit. Varmista hienovaraisesti, että  ujoimmat ja kielitaidottomimmatkin ovat mukana. Riko lempeästi maaklikit, samaa kieltä puhuvat kun herkästi päätyvät omiin ryhmiinsä. Rytmitä työskentelyä vierailuilla ja yhteisellä tekemisellä. Välipalasta käy vaikka suomen kielen pikakurssi, kuten Sastamalassa.

Tuija Hyvönen työskentelee Sastamalan opistossa.

Tuija Hyvönen työskentelee Sastamalan opistossa.

”Parin tunnin mittaisella kurssilla osallistujat oppivat kertomaan nimensä ja kansallisuutensa suomeksi. Liikunnallisen harjoituksen avulla opiskelimme kehonosia: polvi, pää, vatsa. Kokouksen jälkeen saimme kiitosviestejä suomeksi. Niissä tietenkin mainittiin yhdessä opiskeltuja kehonosia.” – Tuija Hyvönen

Lupaa vain ohjelmaa, joka toimii säällä kuin säällä, tai suunnittele kehnon kelin varaohjelmaa. Varmista että kenelläkään ei ole kylmä, kuuma, jano eikä varsinkaan nälkä. Muista, että neuvosi pakata mukaan ’tukevat kävelykengät’ voidaan tulkita vaihtelevilla tavoilla. Kerää siksi kokouspaikalle perheeltäsi ja tutuiltasi ylimääräisiä kenkiä, villasukkia, pipoja ja lapasia lainattavaksi vieraillesi.

4 Tarjoa suomalaista

Kalat, marjat ja sienet maistuvat ulkomaalaisille kollegoille. Harmi vain, kotimaisuudella markkinoivat ravintolat ovat usein kalliita. Ruokaa voi tehdä porukallakin, ja kauhan varressa ja taikinaa tehdessä takuulla tutustutte toisiinne. Ateriavaihtoehtoja tarvitaan niin kasvisruokailijoille kuin allergisille tai muita erikoisruokavalioita noudattaville. Selvitä ruokailurajoitteet etukäteen.

”Porkkanalaatikon resepti levisi kokouksemme jälkeen ympäri Eurooppaa aina Saksaa ja Portugalia myöten.” – Tuija Hyvönen

5 Venytä senttiä

Eurooppalaisissa aikuiskoulutushankkeissa suurin osa rahasta tulee vieraiden mukana, joten etukäteen tiedetään suurin piirtein, mitä tapaaminen saa maksaa. Isännöivä oppilaitos satsaa hieman vieraanvaraisuuteen, kuten yhteiseen ateriaan. Kilpailuta hyvissä ajoin tarvitsemasi palvelut, kuten kuljetukset, majapaikat ja ravintolat.

Jos budjetti ei anna myöten kiertoajelulle, voi aina tehdä kävelykierroksen. Käytännölliseksi havaittu konsti on kuljettaa kokousvieraita henkilökunnan omilla autoilla ja varata linja-auto vain pitkille retkille.

”Ainakin Helsingissä rahaa säästyy, kun lataa arvoa matkakorttiin ja maksaa sillä osallistujien matkoja julkisilla liikuttaessa.”  – Marion Fields

 Jutun asiantuntijoina olivat lisäksi Sastamalan opiston rehtorin virkaa hoitava Kari Kotiranta ja kädentaitojen päätoiminen opettaja Sari-Rossi Ollila.

Kuvat: haastatellut ja Ilari Mehtonen / Sastamalan opisto

Aiemmin Soulissa:

CIMO toivoo EPALEsta yhteisöä

The post Ihan paras hankekokous! appeared first on Souli.